Politique de confidentialité -
Process recrutement
SquareOne (« Société ») accorde une grande importance à ce que les données à caractère personnel (« Données personnelles ») de ses candidats et collaborateurs (« Vous ») soient traitées dans le respect de ses valeurs, i.e. avec probité et en toute transparence.
Les Etats membres de l’Union Européenne ayant de plus adopté, depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD ») ; ces règles communes s’appliquent également à SquareOne.
La présente politique est à l’attention des collaborateurs et des Candidats (répondant à une offre d’emploi ou spontanés ou dont la candidature a été transmise par un tiers) et décrit les principes généraux mis en œuvre par SquareOne, permettant les traitements des Données à Caractère Personnel réalisés dans le cadre de process de recrutement, ainsi qu’à l’issue de ceux-ci.
SquareOne est réputée agir en qualité de responsable du traitement lorsqu’elle traite vos Données à Caractère Personnel dans le cadre d’un contrat (CDI, CDD, alternance, stage, contrat indépendant).
Catégories / Finalités / Base légale / Durée de conservation
SquareOne ne traite que les données nécessaires aux finalités décrites ci-dessous, conformément au principe de minimisation des données à caractère personnel.
| Finalités | Catégories | Base légale | Durée de Conservation |
|---|---|---|---|
| Opérations de recrutement, incluant la gestion et le suivi des candidatures |
|
Intérêt légitime de la Société à recruter des profils en adéquation avec ses besoins | Durée du process de recrutement + 3 mois (délai de conservation) |
| Constitution d’un vivier de candidats |
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Obtention du consentement explicite du Candidat | Après obtention du consentement : 2 ans |
| Constitution du dossier administratif des candidats retenus |
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Intérêt légitime de la Société à constituer les dossiers administratifs des candidats Obligations légales de la Société |
Durée du contrat de travail + 5 ans |
| Gestion des éventuels précontentieux et contentieux issus des opérations de recrutement |
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Intérêt légitime de la Société à défendre ses intérêts en cas d’action en justice |
5 ans à l’issue du process de recrutement Si contentieux : Durée du contentieux + expiration des voies de recours |
Lorsque vous ne communiquez pas les données à caractère personnel identifiées comme étant obligatoires, tel qu’expréssément identifiées par un astérisque (*), SquareOne ne sera pas en mesure de mener à bien ses opérations de recrutement et sera contrainte d’écarter votre Candidature.
Destinataires des données personnelles
Conformément au principe de minimisation de vos données à caractère personnel, SquareOne ne rend vos données accessibles qu’aux seules personnes ayant besoin d’y avoir accès dans le cadre du process de recrutement et conformément à leurs habilitations.
En interne (soumis à une obligation de confidentialité contractuelle) :
- Service Recrutement
- Service Informatique interne pour le support
- Service Administratif & Finance (dans le cadre de la constitution du dossier administratif des candidats retenus)
- Les managers internes concernés par le recrutement (Service commercial et Direction)
En externe :
- Cabinet d’Expertise Comptable pour déclarations obligatoires (DPAE) (dans le cadre de la constitution du dossier administratif des candidats retenus)
- Cabinets d’avocats pour la gestion des précontentieux ou contentieux
- Organismes sociaux (dans le cadre de la constitution du dossier administratif des candidats retenus)
- Autorités administratives ou judiciaires, à leur demande (prévention de la fraude ou de la cybercriminalité)
Sécurité et confidentialité
SquareOne met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données :
- Accès restreint selon habilitation
- Hébergement sécurisé et sauvegardes régulières
- Authentification forte et politique de mot de passe
- Sensibilisation des collaborateurs à la protection des données
- Aucune donnée dite « sensible » (origine, opinions, santé, etc.) n’est collectée.
Les candidats sont invités à ne pas inclure ce type d’informations dans leurs documents.
Consentement et vivier de talents
Avec votre accord explicite, SquareOne peut conserver votre profil dans son vivier pour de futures opportunités pendant une durée de 2 ans.
Ce consentement est recueilli par une case à cocher sur le formulaire (dont le lien vous est envoyé par mail) ou par validation écrite (email).
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant le Référent RGPD.
Vos droits
Conformément à la Réglementation applicable et sous réserve des conditions prévues par celles-ci pour l’exercice de ces droits, vous avez la possibilité de formuler vos demandes d’exercice des droits suivants :
- Droit d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité de vos données à caractère personnel
- Droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles
- Droit de retirer votre consentement
- Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (https://cnil.fr)
Afin d’exercer vos droits, vous pouvez nous contacter :
- Par mail à l’adresse suivante : rgpd[@]square-one.fr
- Par courrier, en écrivant à : SquareOne – Référent RGPD – Tour W – 102 terrasse Boieldieu – 92082 PARIS LA DEFENSE Cedex
SquareOne répondra à votre demande dans un délai de 1 mois, après réception de celle-ci, sauf dérogation prévue par le règlement RGPD.
Pour plus de détails sur vos droits, rendez-vous sur le site de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des libertés) : https://cnil.fr
Mise à jour de la Politique
Cette politique pourra être modifiée pour rester conforme aux évolutions légales et réglementaires.
Toute modification importante fera l’objet d’une mention visible sur le site internet : https://square-one.fr